Op een maandagochtend opent men zijn browser om drie dagen verlof aan te vragen op Agate-Tempo, en de pagina weigert te laden. Voordat men de IT-dienst inschakelt, is het beter om te begrijpen waar de blokkade vandaan komt. Toegang tot Agate CNRS verlof hangt af van enkele technische vereisten die de meeste medewerkers ontdekken op het moment dat ze niet meer functioneren.
Agate-Tempo verbinding onmogelijk: onderscheid maken tussen storing, inactief account en foutieve inloggegevens
Wanneer de inlogpagina niet reageert of een foutmelding geeft, worden vaak drie situaties door elkaar gehaald. Weten ze te onderscheiden bespaart tijd.
Een probleem met individuele toegang wordt niet op dezelfde manier opgelost als een onbeschikbaarheid van de dienst. Als het platform een onderhoudsbericht weergeeft of als meerdere collega’s dezelfde blokkade op hetzelfde moment melden, is de infrastructuur de oorzaak. Men kan dan alleen maar wachten op de herstelling van de dienst.
Als andere medewerkers van het laboratorium echter normaal kunnen inloggen, ligt het probleem aan de kant van het persoonlijke account. Twee punten om als eerste te controleren:
- Is het Janus-account (het authenticatiesysteem van het CNRS) actief? Een nieuw aangestelde medewerker of iemand wiens contract is verlengd, kan nog niet in de Réséda-database staan, wat voorkomt dat deze in Agate-Tempo verschijnt.
- Is het Janus-wachtwoord verlopen? Het beleid voor periodieke wachtwoordvernieuwing blokkeert de toegang tot alle gerelateerde CNRS-applicaties, inclusief Agate-Tempo.
- Bewaart de browser een oude sessiecookie? Het legen van de cache en de cookies die aan het domein cnrs.fr zijn gekoppeld, is soms voldoende om de verbinding te herstellen.
Als geen van deze controles de blokkade oplost, neemt men contact op met de HR-manager van het laboratorium, die de status van het account in Réséda kan controleren en, indien nodig, om heractivatie kan vragen. Voor een beter begrip van het proces van toegang tot Agate CNRS verlof, blijft de manager de eerste contactpersoon om te raadplegen.
Agate-Tempo CNRS: wie heeft toegang en onder welke voorwaarden
Al het personeel dat in de Réséda-database is geregistreerd, verschijnt automatisch in Agate-Tempo. Dit geldt voor zowel vaste medewerkers als contractanten, of ze nu onderzoekers, ingenieurs of technici zijn.
Personeel wiens werkgever niet het CNRS is (universitaire medewerkers in een gemengde eenheid, bijvoorbeeld) kan ook worden vermeld, maar hun aanwezigheid hangt af van het beleid van het laboratorium. Sommige eenheden moedigen al hun leden aan om hun afwezigheden daar in te dienen om een gezamenlijke teamplanning te ondersteunen, wat nuttig is voor de organisatie van vergaderingen of het beheer van gedeelde werkplekken.
Eerste verbinding en rol van de HR-manager
Bij de eerste verbinding logt men in via het Janus-portaal met zijn CNRS-inloggegevens. De HR-manager van het laboratorium begeleidt de medewerker bij de initiële instellingen: toewijzing aan het juiste team, identificatie van de verlofvalidator, controle van de saldi.
Een punt om te onthouden: het indienen van verlof in Agate-Tempo is verplicht voor CNRS-medewerkers. Deze verplichting is onder andere een voorwaarde voor het openen van een tijdspaarrekening (CET). Een medewerker die nooit zijn verlof via het platform indient, zou deze mogelijkheid mislopen.
Soorten afwezigheden beheerd in de verlofmodule van Agate-Tempo
De afwezigheidsmodule van Agate-Tempo beperkt zich niet tot jaarlijkse verlof. Er kunnen verschillende categorieën aanvragen worden ingediend, elk met een eigen validatieproces.
Jaarlijkse verlof en RTT-dagen vormen het belangrijkste gebruik. De persoonlijke kalender toont de resterende saldi, de tegoeden en de geschiedenis van eerdere aanvragen. Men kan een aanvraag indienen, hetzij rechtstreeks vanuit de kalender (door de data te selecteren), hetzij via het specifieke formulier “Nieuwe aanvraag”.
Bijzondere afwezigheden en telewerken
Sommige bijzondere verlof (huwelijk, PACS, overlijden van een naaste, administratieve oproep) worden anders beheerd. De medewerker stuurt een e-mail naar de HR-manager, die de afwezigheid in Agate-Tempo registreert. Een bewijsstuk wordt vervolgens verzonden om de aanvraag te valideren.
Voor telewerken worden de initiële aanvragen ingediend op het Ariane-platform, terwijl de flexibele telewerkdagen (niet-regelmatig) in Agate-Tempo worden ingevoerd. Het verwarren van de twee applicaties is een veelvoorkomende fout bij nieuwkomers.
Volgen van aanvragen en rol van de validator in Agate-Tempo
Eenmaal de aanvraag ingediend, doorloopt deze een validatieproces. De validator (meestal de teamleider of de directeur van een eenheid) ontvangt een melding en kan de afwezigheid accepteren of weigeren.
Vanuit de medewerker kan men de status van zijn aanvraag rechtstreeks vanaf de startpagina volgen. Drie mogelijke statussen: in afwachting, gevalideerd, geweigerd. Als de validator te lang wacht, kan men achteraf een opmerking toevoegen om een urgentie aan te geven.
Nuttige functies voor validators
De validator heeft extra functionaliteiten in Agate-Tempo:
- De afwezigheden en saldi van zijn hele team raadplegen op een aanpasbare gezamenlijke planning.
- Een afwezigheid indienen namens een collega (nuttig in geval van ziekteverlof dat telefonisch is gemeld).
- Een of meerdere afgevaardigden aanstellen om de validatie te waarborgen in geval van eigen afwezigheid.
Een afwezigheid van een validator zonder afgevaardigde blokkeert alle aanvragen van zijn team. Het configureren van de delegatie bij de aanvang van de functie voorkomt deze bottleneck.
Laatste operationele tip: Agate-Tempo maakt het mogelijk om de afwezigheidsagenda te synchroniseren met de e-mailagenda. Zo voorkomt men dubbele invoer en vergeten bij het plannen van vergaderingen. Deze synchronisatie kan worden ingesteld vanuit de snelkoppelingen op de startpagina, in een paar klikken.
